Privacyverklaring

Wie we zijn

DELIA is een product van Dolphiq B.V., dat het bouwt en beheert voor de organisaties die het gebruiken.

Dolphiq B.V. · Rembrandtlaan 24D, 3723 BJ Bilthoven · KvK 55097669

Vragen of verzoeken over je persoonsgegevens: info@dolphiq.nl

Wie beslist over je gegevens

Een organisatie die DELIA gebruikt, beslist wat er met haar gesprekken gebeurt: de chats in de widget op haar website, en de mail en WhatsApp-berichten aan haar eigen adressen en nummers. Die organisatie is de verwerkingsverantwoordelijke; Dolphiq B.V. verwerkt de gegevens in haar opdracht, onder een verwerkersovereenkomst.

Voor de accounts van wie in DELIA werkt, is Dolphiq B.V. de verwerkingsverantwoordelijke.

Welke gegevens

Als je chat in de widget op de website van een organisatie:

je berichten en de bestanden die je stuurt;
de naam, het e-mailadres en het telefoonnummer die je opgeeft;
je browser, het soort apparaat, je land en de pagina waarop je bent;
alleen nadat je de website toestemming gaf: de pagina's die je bezocht en hoe je op de site kwam.

Bij een widget die de organisatie heeft geverifieerd, vertelt haar eigen website ons wie een ingelogde bezoeker is: een id, en de naam en het e-mailadres die zij wil delen, zodat het team weet met wie het praat. Naam en e-mailadres bewaren we bij het contact, het id alleen als afgeleide code, waaruit het id niet terug te halen is.

Als je een organisatie mailt of een WhatsApp-bericht stuurt:

je berichten, de bijlagen en je ondertekening;
je e-mailadres of telefoonnummer, en de naam die je gebruikt.

Als je in DELIA werkt:

je naam, e-mailadres en foto;
hoe je inlogt: je wachtwoord wordt alleen als hash bewaard, met een passkey of een tweede stap als je die instelt;
of je beschikbaar bent voor chats;
een logboek van wijzigingen in leden en rollen, en van exports en verwijderingen van gesprekken.

Waarvoor

zodat de organisatie je berichten kan beantwoorden, en om haar antwoorden te bezorgen;
om haar team te laten weten dat er iemand wacht;
als de organisatie daarvoor kiest: om de assistent van DELIA een antwoord te laten voorstellen of geven uit de eigen inhoud van de organisatie;
om de organisatie rapportages te geven over haar eigen gesprekken;
om DELIA veilig te houden en misbruik te stoppen.

Voor gesprekken bepaalt de organisatie de grondslag. Voor de accounts van wie in DELIA werkt, is de grondslag de overeenkomst met hun organisatie, en ons gerechtvaardigd belang om DELIA veilig te houden.

De assistent

Als een organisatie de assistent van DELIA gebruikt, gaan een bericht en de passages uit de eigen inhoud van de organisatie die nodig zijn om het te beantwoorden naar een AI-aanbieder: de aanbieder die de organisatie koos, of bij de AI op de DELIA-kern de aanbieder waarop DELIA die laat draaien, en een tweede waarnaar ze overschakelt zolang de eerste niet beschikbaar is. Elke aanbieder staat in de lijst hieronder.

Waar je gegevens zijn

DELIA slaat zijn gegevens op en verwerkt ze in datacenters in de EU (Frankfurt). De meeste bedrijven waarmee we werken zijn gevestigd in de Verenigde Staten; de lijst hieronder zegt per bedrijf wat het doet en waar de gegevens zijn.

Een WhatsApp-bericht gaat ook via Meta, het bedrijf achter WhatsApp, onder de eigen voorwaarden van WhatsApp.

De bedrijven waarmee we werken

Laravel Cloud (Laravel Holdings Inc.): Hosting van de applicatie, wachtrijen, geplande taken en realtime berichten (Reverb); Gegevens: EU, Frankfurt (Amazon Web Services eu-central-1) · Gevestigd in: Verenigde Staten
Neon (Databricks, Inc.): De database, via Laravel Cloud; Gegevens: EU, Frankfurt (Amazon Web Services eu-central-1) · Gevestigd in: Verenigde Staten
Cloudflare, Inc. (R2): Opslag van bestanden, via Laravel Cloud; Gegevens: EU (R2 EU-jurisdictie) · Gevestigd in: Verenigde Staten
Amazon Web Services, Inc. (SES, S3, SNS): E-mail versturen en ontvangen; Gegevens: EU, Frankfurt (eu-central-1) · Gevestigd in: Verenigde Staten
Meta Platforms Ireland Ltd (WhatsApp Business Platform): WhatsApp-berichten versturen en ontvangen, alleen als de organisatie een WhatsApp-nummer koppelt; Gegevens: Berichten gaan via Meta; opgeslagen in Meta's EU-opslag (Duitsland) zodra het nummer daarvoor is aangemeld, verwerkt in de datacenters van Meta, ook buiten de EU · Gevestigd in: Ierland (Meta Platforms, Inc., Verenigde Staten)
Mistral AI SAS: Zoekindex (embeddings) en het lezen van documenten (OCR); AI-antwoorden als de organisatie voor Mistral kiest of de AI op de DELIA-kern het gebruikt; Gegevens: EU · Gevestigd in: Frankrijk
Anthropic, PBC: AI-antwoorden, als de organisatie voor Anthropic kiest of de AI op de DELIA-kern het gebruikt; Gegevens: Buiten de EU (Verenigde Staten) · Gevestigd in: Verenigde Staten
OpenAI, L.L.C.: AI-antwoorden, als de organisatie voor OpenAI kiest of de AI op de DELIA-kern het gebruikt; Gegevens: Buiten de EU (Verenigde Staten) · Gevestigd in: Verenigde Staten
Google LLC (Gemini): AI-antwoorden, als de organisatie voor Google Gemini kiest of de AI op de DELIA-kern het gebruikt; Gegevens: Buiten de EU (Verenigde Staten) · Gevestigd in: Verenigde Staten
Amazon Web Services, Inc. (Bedrock): AI-antwoorden met Claude via AWS (EU), als de organisatie daarvoor kiest of de AI op de DELIA-kern het gebruikt; Gegevens: EU (datacenters van AWS) · Gevestigd in: Verenigde Staten
Laravel Nightwatch (Laravel Holdings Inc.): Monitoring van fouten en prestaties; Gegevens: EU, Frankfurt · Gevestigd in: Verenigde Staten
Apple, Google, Mozilla: Pushmeldingen bezorgen bij teamleden, via de pushdienst van hun browser; Gegevens: Buiten de EU, afhankelijk van de browser · Gevestigd in: Verenigde Staten

Hoe lang

Elke organisatie bepaalt hoe lang DELIA haar gesprekken bewaart. Tenzij ze anders kiest, wordt een gesprek met contactgegevens 365 dagen na het laatste bericht verwijderd, en een gesprek zonder, met de bezochte pagina's van de bezoeker, na 30 dagen. Een mail of WhatsApp-bericht zoals het binnenkwam wordt verwijderd zodra DELIA het heeft verwerkt; het gesprek houdt de tekst en de bestanden, en een logregel van wanneer het binnenkwam en wat ermee gebeurde (bij een mail ook het adres van de afzender) blijft 30 dagen bewaard.

Een account blijft bewaard tot het wordt verwijderd, door de persoon zelf of door ons op verzoek.

Cookies en je browser

De widget gebruikt geen trackingcookies. Zodat een chat doorloopt van pagina naar pagina, bewaart hij er een code voor in de opslag van je browser, zodra je een chat begint of de website toestemming hebt gegeven. Chatten kan altijd, met of zonder toestemming.

Inloggen in DELIA gebruikt een sessiecookie, die nodig is om te werken.

Je rechten

Je mag de persoonsgegevens over jou inzien, laten corrigeren of verwijderen, het gebruik ervan beperken of er bezwaar tegen maken, en ze ontvangen om mee te nemen.

Over een gesprek met een organisatie vraag je het die organisatie: zij beslist over de gegevens, en DELIA laat haar je antwoorden. Je kunt ook ons schrijven; dan geven we je verzoek aan haar door.

Niet tevreden over hoe je verzoek is behandeld? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Je gegevens laten verwijderen

Een gesprek in de widget, per mail of via WhatsApp: vraag het de organisatie die je schreef. Zij verwijdert het gesprek in DELIA, met de berichten en bestanden, meteen.
Of schrijf naar info@dolphiq.nl, met welke organisatie je schreef en vanaf welk adres of nummer. We antwoorden binnen een maand.
Een WhatsApp-gesprek dat in DELIA is verwijderd, is weg uit DELIA. Je eigen WhatsApp houdt zijn kopie, en Meta gaat met wat het voor de organisatie bewaart om volgens de voorwaarden van WhatsApp.
Je DELIA-account: verwijder het zelf bij je profiel in de instellingen van DELIA, of vraag het ons.

Beveiliging

gegevens gaan versleuteld over het netwerk, en toegangscodes voor andere diensten worden versleuteld bewaard;
bestanden zijn privé, en openen via links die binnen enkele minuten verlopen;
wie wat ziet in een organisatie, volgt uit zijn of haar rol daarin;
inloggen kan om een tweede stap of een passkey vragen;
wijzigingen in leden, en exports en verwijderingen van gesprekken, worden vastgelegd.

Wijzigingen

We passen deze verklaring aan als DELIA verandert. De datum bovenaan zegt wanneer dat het laatst gebeurde.